Prot.n. 55715/I

Roma, 5 dicembre 2005

 

Oggetto: Acquisizione dati, mediante procedura Helios, per dare corso al pagamento dei compensi ai volontari del servizio civile in Italia- Indicazioni per gli Enti e le Associazioni di servizio civile.

 

1. Premessa

Com’è noto, l’Ufficio nazionale per il servizio civile si è dotato recentemente di un nuovo sistema informativo (“Helios”), congegnato in modo tale da offrire una soluzione tecnologica alle esigenze di cambiamento del servizio civile nazionale, nell’ottica della semplificazione delle procedure amministrative, grazie anche ad una serie di processi interattivi tra l’Ufficio, gli Enti di servizio civile e i volontari. Ciò permetterà di ridurre progressivamente al minimo l’acquisizione di documentazione in forma cartacea e nel contempo aumenterà le possibilità di condivisione e di controllo sul flusso delle informazioni. In tale contesto, sono state già fornite indicazioni sulle nuove modalità di trasmissione, via internet, in formato elettronico CSV dei dati riguardanti i libretti postali nominativi ordinari intestati ai singoli volontari (Vedasi l’avviso 22/07/2005 consultabile sul sito web dell’Unsc).

L’adozione di tale sistema richiede, tuttavia, ulteriori adempimenti specifici, a cura degli Enti titolari di progetti civili, al fine di assicurare la qualità e la veridicità delle informazioni sulla cui base quest’Ufficio provvederà a generare il flusso dei pagamenti mensili in favore dei volontari in Italia.

2. Destinatari

Il presente avviso riguarda tutti gli Enti iscritti inseriti nell’Albo nazionale provvisorio degli organismi accreditati presso i quali prestano attualmente servizio civile i volontari selezionati sulla base del II bando 2005 per 36.000 posti (avviati al servizio dal 4 luglio 2005 in poi) e impegnati in progetti di servizio civile che sono stati “tracciati” nella nuova banca dati dell’Ufficio.

3. Adempimenti

Gli Enti, conformemente al contenuto della recente circolare Unsc datata 8 settembre 2005 (“Doveri degli enti di servizio civile”), dovranno comunicare mensilmente, anche via internet, tutte le assenze dei volontari che danno luogo a una decurtazione dei compensi e quelle dovute ad infortunio in servizio o in “itinere”, utilizzando l’apposita funzione “operatività” della procedura informatica “Helios” che consente di acquisire in banca dati le predette assenze e di visualizzare un riepilogo dei dati relativi a ciascun volontario. Si ricorda che, a norma delle disposizioni vigenti, le assenze che comportano la decurtazione della paga sono:

-le astensioni dal servizio per maternità;

-le malattie complessivamente superiori a gg. 15 nell’arco dei dodici mesi d’impegno;

-ogni altra assenza, ancorché giustificata, che non rientri nel novero dei permessi ordinari e straordinari retribuiti e delle fattispecie di cui ai paragrafi 7,8 e 10 della circolare del 30 settembre 2004 concernente “Disciplina dei rapporti tra Enti e volontari del servizio civile nazionale”.

Va evidenziato, inoltre, che ciascun Ente, dopo aver effettuato le operazioni di inserimento dei dati relativi alle eventuali assenze con riflessi sul trattamento economico, è tenuto a validare,con riferimento a ciascun periodo di paga, la situazione vacativa di tutti i volontari in servizio, digitando l’apposito tasto di conferma, anche qualora nel periodo medesimo non si sia registrata alcuna assenza.

In altri termini, non solo la quantificazione del compenso da corrispondere a ciascun volontario costì in servizio, ma le paghe stesse sono subordinate, nella logica del nuovo sistema, all’espressa conferma da parte dell’Ente di applicazione.

Si rivolge la viva raccomandazione di effettuare tali adempimenti entro e non oltre il 20 del mese successivo a quello di competenza; tuttavia il nuovo sistema informativo è contrassegnato, in questa prima fase, da un adeguato margine di flessibilità, anche al fine di venire incontro alle esigenze dei “Grandi Enti” che hanno necessità di raccogliere e coordinare i dati sulle presenze forniti dalle rispettive articolazioni territoriali.

Una parte degli Enti e delle associazioni interessate si è già uniformata a quanto precede. Gli Enti di servizio civile che non risulta abbiano compiuto, a tutt’oggi, le operazioni sopra descritte sono invitati ad uniformarsi, con ogni cortese sollecitudine, a tale procedura.

Per ogni delucidazione di natura tecnica inerente alla gestione informatica della procedura Helios, gli Enti in indirizzo potranno comunque contattare quest’Ufficio inviando un messaggio alla casella di posta elettronica heliosweb@serviziocivile.it.

4. Ulteriori indicazioni

In questa prima fase sperimentale, fermo restando l’obbligo di inoltrare all’Ufficio la documentazione cartacea, così come stabilito dalla circolare emanata dallo scrivente il 30 settembre 2004, gli Enti in indirizzo potranno visualizzare le informazioni attualmente contenute nella bancaì dati nonché aggiornare autonomamente la situazione vacativa di ciascun volontario.

Si evidenzia, al riguardo, che non è necessario che vengano segnalate all’UNSC anche leì assenze che non incidono sul trattamento economico ( i permessi ordinari, ecc.) per non gravare diì ulteriori adempimenti amministrativi i referenti degli Enti medesimi, ad eccezione degli infortuniì connessi a causa di servizio per i quali rimane fermo, sino a nuova disposizione, anche l’obbligo diì tempestiva comunicazione cartacea con dettagliata relazione contenente le informazioni richiesteì con la circolare suindicata. Permane la modalità di comunicazione cartacea anche riguardoì l’acquisizione e conseguente presa d’atto di eventuali rinunce o dimissioni dei volontari in servizio,ì che debbono essere tempestivamente inoltrate all’Unsc.

Nulla è innovato riguardo alle procedure di acquisizione delle notizie necessarie per dareì corso ai pagamenti ai volontari impegnati in progetti di servizio civile all’Estero; tuttavia, poichéì anche questi ultimi sono tracciati in Helios, la validazione generale delle presenze, con riferimento aì ciascun periodo di paga, riguarderà anche detti volontari.

Per ulteriori delucidazioni sui contenuti della presente lettera-circolare, gli Enti e leì Associazioni in indirizzo potranno contattare la casella di posta elettronica:

amministrazione@serviziocivile.it

 

Il Direttore Generale

(On.le Ing. Massimo Palombi)